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Abr

Sobre la gestión virtual

Escrito por jorgehierro. Blogueado por Actualidad, Clases

La transformación digital de las empresas se ha planteado por medio de la digitalización de los procesos, puertas abiertas a herramientas de terceros y la posibilidad de trabajar en un entorno virtual y cómodo para los equipos de profesionales

Sobre la gestión virtual

Por medio de la Sociedad Española de Documentación e Información Científica (SEDIC), el 4 de mayo de 2017 comenzamos el programa formativo “Las TICs como herramientas en la gestión de equipos”, que permitirá saber, conocer y realizar algunos ejercicios para seleccionar programas, aplicaciones y sistemas de información en Cloud Computing para el control de los procesos de trabajo en un equipo virtual. Asimismo, la organización del tiempo, su optimización, los roles de los distintos profesionales y la capacidad de liderazgo forman parte de una serie de capítulos que plantean el reto de colaborar en un proyecto en la nube, donde la salvaguarda de la información, protección de datos y tener cuidado con los fallos son consideraciones que forman parte del diagnóstico de consultoría TIC para emprendedores, empresarios, profesionales y funcionarios. De esta manera, la preocupación pasa por saber cómo mejorar el acceso a la información, gestión del trabajo, selección de la tecnología y conocer los valores del almacenamiento, seguridad y protocolo de comunicación para lograr el éxito en la dirección de un proyecto, el cual debe de tener un seguimiento exhaustivo y compartido, y permite acercarnos a Asana, Podio, Trello, XMind o MultCloud, entre otras. Archivos, conversaciones, tareas de grupo o la posibilidad de reunir a una serie de roles para determinar los obstáculos en una reunión de trabajo, hacen que asentemos la mirada en el desarrollo de ejercicios que llevan a los líderes del equipo a la búsqueda de la excelencia, eficiencia y productividad, sin el desconocimiento obligado en materia de protección de datos, seguridad de la información o responsabilidad penal para las personas jurídicas en el caso de que existiese un incidente. En este repaso, conviene recordar que las necesidades en tecnología son las mismas para una persona que inicia su actividad, el cual recurre a herramientas de terceros, que la gestión de una estructura por parte del Administrador, que busca alternativas en consonancia a los tiempos que corren. Entre los factores a tener en cuenta, estamos ante una sociedad cada vez más informatizada, donde las telecomunicaciones serán la base o nueva autopista para que corran distintos agentes en un escenario donde predomina la rapidez de la difusión de la información y comunicación.

Un rol de líder pasa por saber motivar, gestionar y conocer qué tipo de herramientas son las más adecuadas para comunicarnos con el resto de miembros de un equipo de trabajo. Por otro lado, entre las aptitudes, los expertos han valorado la empatía, simpatía y la comunicación como acciones importantes a la hora de atender al resto de personas. Sin embargo, en los últimos tiempos, la iniciativa, aportación y creación son otros aspectos que se suman a las cualidades de una persona con capacidad de liderazgo, que hace que podamos crecer en la gestión y desarrollo de los proyectos que tenemos en cartera. En ese aspecto, superada la elección en la dirección, el mapa de procesos y diagrama de flujos consolidamos un método, procedimiento y protocolo para cualquier tarea, explicación de detalles o análisis de las responsabilidades que hemos asumido en tiempo y forma. En los seis capítulos que vamos analizar en el programa formativo “Las TICs como herramientas en la gestión de equipos” hay que acercarse a una serie de acepciones que son claves en la sociedad del siglo XXI:

  • Internet de las Cosas (IoT). El uso de sensores para el control y acceso al dato, información e interpretación de la misma, que ayuda a las organizaciones a establecer protocolos de seguridad, prevención y gestión del conocimiento en las industrias, sector público, privado y, en particular, en sanidad, educación o asuntos relacionados con la defensa. Internet of Things o Internet de las Cosas (IoT) ha consolidado un modelo de comunicación entre máquinas y el manejo de un software para saber interpretar los datos.
  • Social Media. Los canales de redes sociales son las claves a la hora de realizar una Estrategia de Comunicación para las empresas que buscan lanzar un producto o servicio, así como la consolidación de una marca o la mejora de las conversaciones con clientes, seguidores e interesados. El “boca a boca” virtual ha logrado medir y optimizar las campañas por medio de la segmentación de la audiencia, introducción de la gamificación y la oportunidad de llegar a numerosas personas gestionando una serie de medios en plataformas de terceros.
  • Cloud Computing. La nube y el espacio virtual fueron dos de los desafíos en la llegada de Internet que se han resuelto en la mejora de las comunicaciones y acceso a la información en tiempo real. De los primeros esbozos de Amazon, Yahoo o las páginas de las universidades, periódicos digitales o versiones de los navegadores, los usuarios, empresas y emprendedores desconocían el asentamiento y consolidación de los negocios digitales en tan sólo 20 años. Asimismo, la capacidad de cómputo, almacenamiento y despliegue de redes ha generado otra serie de protocolos en materia de seguridad ligados a la expansión de las empresas que trabajan en Cloud Computing (SaaS, PaaS e IaaS).
  • Transformación digital. Recursos, procesos, tareas, digitalización y un ecosistema de servicios que demanda a profesionales que sepan colaborar, participar y trabajar en un entorno virtual, deslocalizado y realizar un seguimiento en la gestión del conocimiento desde cualquier lugar. Ahora bien, siempre encontramos el cambio en las estructuras de toda la vida, que desean modificar su producción y adaptarse a una forma de comunicar en tan solo tres pasos, como representa el valor de la red de redes en un contexto amplio. Desarrollo, programación, liderazgo en los proyectos y establecer un procedimiento de seguridad de la información son pasos lógicos en el nuevo ecosistema, tanto si es una empresa privada como una Administración Pública.
  • Small Data. En la Web 2.0 se pensó en la importancia del dato, pero de una manera secundaria. A día de hoy, el análisis del tráfico Web, en el Blog o redes sociales generan una gran cantidad de datos que bajo el concepto de Small Data logra que fijemos la mirada en la estrategia de negocio, ya que tenemos una fuente, origen, destino y sabemos qué tipo de palabras clave han empleado para encontrarnos, o bien, si ha sido un usuario que habló bien del producto o servicio en un foro, red social, directorio o medio de comunicación. Estamos ante el desafío de consolidar acciones de comunicación y marketing para entender el pequeño dato como uno de los motores y aceleradores de segmentar las audiencias, público y colectivos a los que acudimos.
  • Big Data. El análisis de las grandes cantidades de datos responden a una forma de gestión y cálculo de profesionales que se apoyan en la tecnología para determinar numerosos comportamientos, un aliado para la propia investigación de mercados y el inicio de la prevención de numerosos casos relacionados, que se deriva en la predicción y estimulación de los comportamientos de los clientes, por medio de la llegada de la neurociencia. El Big Data es oro para aquellas estructuras que disponen de numerosos clientes, acceso, peticiones de información, consultas y lograr que demos una respuesta en poco tiempo, así como analizar en una Arquitectura de Información los procesos más adecuados para ofrecer soluciones a determinados colectivos.
  • Web 4.0. Si hemos hecho mención a la democratización de la Web 2.0, por medio de un canal bidireccional, es el momento de entender la personalización de los iconos, creatividades y funciones de las herramientas que disponemos para la administración de la información en bloques, con la capacidad de programación y dinamización de accesos en un entorno virtualizado. La Web 4.0 es el resultado de la llegada del “recordatorio”, análisis del comportamiento de cada caso y un protagonismo sobre las necesidades para cumplirlas en el momento, desde una compra de un producto, consulta de un servicio o adquisición de un artículo en tiempo real. Asimismo, la llegada de la Inteligencia Artificial (AI), robótica y los mecanismos de estimulación de los comportamientos forman parte de un futuro a medio plazo que hace que estemos preparando una sociedad inspirada en la automatización de procesos.
  • Plan de Marketing Online. Gasto e inversión se unen para considerar la tecnología un aliado en la preparación de una estrategia para vender un proyecto, empresa, idea, producto o servicio, pero por medio de sistemas virtuales, donde los buscadores, redes sociales, Marketing de Contenidos y nuevos elementos son esenciales para generar la confianza de un público objetivo, sin meternos en el margen de beneficios u otro tipo de elementos de facturación.
  • Virtualización. Las máquinas virtuales y los sistemas de escritorio ejecutados desde un servidor son la antesala a la convivencia, ahorro de costes, control de la información y la gestión de equipos desde un espacio privado para las empresas, con el objeto de saber qué es lo que pasa en las organizaciones y dar el acceso necesario para que los trabajadores cumplan con sus tareas en tiempo real o cómo esté pautado el proceso en un proyecto concreto. Oracle o VMWare son ejemplos de sociedades que han apostado por dar soluciones en materia de virtualización de equipos, sistemas o todos los componentes de una estructura organizativa.
  • eCommerce. El Comercio Electrónico ha sido una de las sensaciones en los últimos años por la aparición de Magento, osCommerce, PrestaShop, WooCommerce o Shopify, entre otros. Sin embargo, no todos los negocios han podido constituirse como empresas solventes, o bien, formar un Caso de Éxito en el desarrollo de su estrategia o expansión, dado la importancia de la competencia por precio, características del artículo o la posibilidad de considerar una audiencia como un público concreto, fiel y prescriptor de los productos y servicios que teníamos en cartera. En el aspecto tecnológico, como hemos señalado, la consolidación de los Gestores de Contenidos (CMS) de Comercio Electrónico ha ayudado a la definición de numerosos modelos. Algunos siguen y otros se quedaron en el camino, debido a la fase de mantener las estructuras para la realización de la actividad mercantil, sin dejar fuera la adaptación en materia de seguridad.
  • LOPD. Los datos personales y la nueva normativa que considerará un hecho grave una falta en la alteración del protocolo de seguridad sobre los clientes, ha puesto a las empresas a una revisión de sus aplicación, adaptación y desarrollo de un procedimiento que se ajuste a cada entidad, organización, sociedad o institución, con una especial atención a aquellos que han confiado en herramientas de terceros.
  • LSSICE. En el cumplimiento de las normativas, fijamos la vista en la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico, sobre todo en informar sobre los datos de la sociedad, compañía y empresa, así como cuáles son las Condiciones Generales y qué es lo que pasa en caso de devolución, error, obtención de una factura o seguimiento de la entrega de la mercancía. Estamos ante el reto de hacer valer el marco regulatorio en un sistema donde han crecido los métodos de pago electrónicos por medio de la aparición de empresas especializadas en ofrecer alternativas a los consumidores.
  • Normativa de Cookies. ¿Cómo informar del tratamiento de estos archivos? ¿Cómo se pueden quitar? ¿Cuál es su funcionalidad? Estamos ante el seguimiento de lo que hacen los usuarios, su comportamiento y cuál es el mapa de zona caliente por dónde pasa una persona cuando consulta una Web, Blog, sección o canal de información, no sólo el tiempo de lectura, sino saber qué es lo que le puede interesar más adelante y sugerirle otros temas relacionados con su visita. Además, la lucha de los navegadores es otro de los escenarios con la aparición de: uso del programa, tipo de buscador que empleados, tipos de espacios que nos interesan o cómo es el historial de navegación de una persona que utiliza la red de redes a lo largo de un día.
  • Smartphone. En el próximo paso, el teléfono inteligente ocupará el papel principal siendo una de las grandes herramientas, sistemas y dispositivos que acercará a las empresas y la Administración Electrónica con el cliente y ciudadano, dejando atrás numerosos complejos del pasado que hacían que la evolución de la Web 2.0 se quedase en un segundo plano. Ahora, por medio de la superación de Android al uso de sistemas operativos como Windows, los usuarios desean seguir en una nube personalizada que se convertirá en su DNI virtual para poder gestionar sus documentos, archivos y colaborar en estructuras deslocalizadas. Asimismo, la mejora de la batería, el rendimiento de las aplicaciones y la consolidación de una carga en menos tiempo lograrán una mayor presencia de este dispositivo que centrará en el “todo en uno”, las posibilidades del nuevo usuario hiperconectado.
  • Inteligencia de Negocio/Business Intelligence (BI). El dato cuenta con una interpretación, pero se requiere un aprendizaje, desarrollo de conceptos y que los directivos tengan la capacidad de implementarlo en sus estructuras de una manera cómoda, a tenor de las nuevas exigencias del mercado. La estabilidad de las empresas, el nivel de facturación y el desarrollo de estrategias centra la atención de los responsables de sistemas que desean ofrecer soluciones a la mayor parte de trabajadores de la empresa e institución. En ese caso, ya no es necesario trabajar en el entorno local, sino de una manera virtual y atendiendo a la consolidación, en pocos pasos, de un procedimiento para matizar las necesidades de la empresa. La predicción de los datos o el éxito o fracaso de una campaña se miden en tiempo real, con especial atención a los resultados.

Una serie de consejos

Una vez superado el concepto de tecnología, llega el momento de saber las áreas, funciones y tareas que podemos resolver por medio de la definición y selección de una serie de soluciones de negocio:

  • Comunicaciones. Video + texto + imagen + opciones de escucha y toma de notas son funcionalidades que logran dar un curso de formación en directo hasta la posibilidad de realizar reuniones desde la distancia, donde el reconocimiento de voz y la toma de notas se desarrolla en tiempo real, con la distribución de las funciones por los distintos roles asumidos en el grupo de trabajo. HipChat, Slack o Webex centran a las personas, el envío de mensajes o la consolidación de una tecnología para centrar a 2, 5, 10 o “X” profesionales que consideremos, aunque las reglas de juego se pactan con anterioridad en el Manual de Estilo, Línea Editorial o cómo vamos a respetar el orden establecido.
  • Acceso a la información y definición de fuentes. Delicious, Google Alerts o Feedly forman parte de esas herramientas en las que trabajamos con la fuente, sabemos qué es lo que más llama la atención y lo guardamos, quizás para utilizarlo más adelante. El consumo de datos y noticias pasa por saber qué tipo de webs, blogs, redes sociales o directorios son los que nos interesan para ver las novedades, dejando la sindicación de contenidos (RSS), correo electrónico o envío de SMS en un segundo plano. El acceso directo (marcador), la elección de palabras clave y lo que comunica un usuario hace que la fuente de información ocupe otro valor, así como que sepamos quién es el creador, difusor o persona que promociona esa noticia.
  • Recursos Humanos. La selección de personal se traduce en la incorporación de perfiles que estén capacitados para realizar el trabajo que esperamos. Sin embargo, no todos los programas están ajustados a la nube, sobre todo en materia de saber qué es lo que podemos ver, gestionar y el tipo de comunicación que vamos a establecer con la plantilla. Un simple “CRM” orientado a trabajadores hace que las empresas deseen personalizar sus secciones y resultados, y llegar al concepto de portal del empleado, una ventana abierta para informar de actividades, actos, actas, documentos o el concepto de Intranet Corporativa impulsada por el Departamento de Recursos Humanos que es el que asume la competencia en el desarrollo de las comunicaciones con el resto de la plantilla.
  • Gestión de tareas. Asana, como ejemplo, es un sistema que genera una comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo y asume la posibilidad de designar tareas a otros usuarios. Entre las “listas” y “tareas” hay que diferenciar los conceptos, así como qué tipo de funcionalidades tiene cada conjunto, porque en ocasiones se malinterpretan.
  • Optimización del tiempo. Calendarios, puedo o no puedo, cómo optimizar la agenda o distribución de actividades son un quebradero de cabeza continuo en el desarrollo de los equipos de trabajo, pero también a modo personal, donde no es fácil entender el reparto de los quehaceres diarios. La tecnología, por medio de la selección de una App, logra centrar las prioridades y dejar en un espacio reservado aquello que es “lo siguiente”.
  • Relación con los clientes. ¿Cómo es esa relación? Utilizamos la llamada, correo electrónico, SMS, fax, un programa que analiza la gestión de la comunicación o un CRM específico que permite saber el tipo de cliente que tenemos. De esta manera, centramos resultados y objetivos en el seguimiento de la actividad, cómo nos relacionamos y la forma de establecer un canal bidireccional que ayude a la empresa y la persona, o bien, colectivo a tener una relación directa, consolidada y saber si ha habido alguna incidencia o no con respecto a algún pedido.
  • Medición de resultados. Es un concepto nuevo, pero no se prima lo “fijo”, sino el resultado, es decir, si funciona o no lo que hemos contratado. Por otro lado, existen dos tipos de analíticas, la externa e interna en función de los procesos.
  • Mejora de la contabilidad. El dato del departamento de finanzas y contabilidad es clave, pero hay que saber gestionarlo en un espacio seguro, donde los responsables analicen las ventas y qué tipo de prioridades tienen determinadas partidas con respecto a otras.
  • Almacenamiento. ¿Sabemos dónde se produce el almacenamiento de la información, los archivos o la estructura de todo lo que hacemos? Con la llegada del Cloud Computing, la preocupación pasa por la generación de un entorno seguro, accesible y el desarrollo de un ecosistema de servicios que logre el acceso al dato, documento y poder trabajarlo desde cualquier lugar.
  • Diagrama de flujos o mapa de procesos. Vista la necesidad, la comunicación, marketing, recursos humanos y operaciones se centra por medio de un mapa de procesos o la creación de un diagrama de flujos, que es la consecución y alineamiento de la estrategia de una organización de trabajo, con la colaboración del resto de profesionales que tienen que entender qué es lo que vamos a hacer.
  • Colaboración. El concepto de economía colaborativa es apreciado en los tiempos que corren donde el modo de cobro es por uso o número de usuarios.

Y un largo etc son las posibilidades de los sistemas virtuales que ayudan a las personas, profesionales, entidades y jefes de grupo en el reparto de tareas, procesos y calendarización de la información que va a ser necesaria más adelante en el desarrollo del proyecto. Las reuniones de los equipos, su puesta en marcha, una vez superada la etapa de conocimiento o reconocimiento, ha llevado a la elección de sistemas y a la participación en tiempo real, por lo que la comunicación se eleva a un valor clave para determinar los procesos de trabajo, duración y cómo poder solucionarlos.

Enlace en la red:

-Las TICs como herramientas en la gestión de equipos:

http://www.sedic.es/las-tics-herramientas-la-gestion-equipos/

-Campus de SEDIC:

http://campus.sedic.es/campus/?pid=cursos&accion=detalle&curso=211&info=completa#.WOOACNLyiM8

-Canales de redes sociales:

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Jorge Hierro Álvarez

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